Hilfe und Bedienungsanleitung

Hilfethema

Rechnung erstellen und bearbeiten

Hier erfassen Sie Rechnungsdaten, Zahlungsbedingungen, Positionen, Leistungszeiträume und interne Anlagen. Fehlende Kunden und Leistungen können direkt in der Rechnung neu angelegt werden.

So gehen Sie vor

1. Im Feld „Kunde“ einen bestehenden Kunden auswählen oder den Eintrag „+ Neuen Kunden anlegen“ öffnen; der neue Kunde wird nach dem Speichern automatisch übernommen.
2. Im Feld „Leistung“ eine vorhandene Leistung auswählen oder den Eintrag „+ Neue Leistung anlegen“ öffnen; die neue Leistung wird gespeichert und in die aktuelle Rechnungsposition übernommen.
3. Zahlungsziel prüfen oder für diesen Entwurf bewusst abweichend festlegen.
4. Bei Bedarf „Deutsch mit englischer Übersetzung“ wählen. Fehlende englische Texte werden beim Entwurf angezeigt und blockieren den endgültigen Abschluss vor Vergabe der Rechnungsnummer.
5. Die vier Einleitungs- und Schlusstexte befinden sich im standardmäßig eingeklappten Bereich „Rechnungstexte Deutsch/Englisch“. Zum Prüfen oder Ändern den Bereich aufklappen.
6. Die gemeinsame ZUGFeRD-PDF enthält zuerst das maßgebliche deutsche Original und danach die klar gekennzeichnete englische Übersetzung. Es entsteht nur eine Rechnungsnummer und ein deutscher ZUGFeRD-XML-Datensatz.
7. Unter Installation & Firma → Rechnungsnummern den Standard Rechnung oder Rechnung / Lieferschein wählen. Die Auswahl lässt sich in jedem Entwurf ändern. Beim Speichern wird sie für diesen Beleg festgehalten; endgültige Rechnungen ändern sich durch spätere Firmenvorgaben nicht. Es bleibt eine Rechnung mit gemeinsamer Nummer und Rechnungs-XML, kein separater Lieferschein.
8. Weitere Positionen unten neben dem Gesamtbetrag mit „Position hinzufügen“ ergänzen; alternativ steht der Button auch am Anfang des Abschnitts bereit.
9. Positionen vollständig erfassen und den Leistungszeitraum kontrollieren. Optional je Position „Uhrzeit von“ und „Uhrzeit bis“ eintragen; die Menge wird minutengenau in Stunden berechnet und die Einheit automatisch auf „Std.“ gesetzt.
10. Bei Arbeit über Mitternacht genügt ohne Datumswechsel zum Beispiel 20:00 bis 01:00; das Ende wird als Folgetag behandelt. Bei längeren Zeiträumen Anfangs- und Enddatum vollständig angeben.
11. Für reine Tages- oder Tagessatzabrechnungen die Uhrzeitfelder leer lassen und Menge sowie Einheit manuell eintragen.
12. Coaching als Pauschale: Einheit „Pausch.“, Menge 1 und den vereinbarten Gesamtpreis verwenden.
13. Coaching nach Stunden: Einheit „Std.“ und den vereinbarten Stundensatz verwenden; mit Uhrzeiten wird die Stundenmenge automatisch berechnet.
14. Bezeichnung und Coaching-Inhalte können für jeden Auftrag frei angepasst werden.
15. Bei einem Rabatt kann die Bezeichnung je Position frei angegeben werden, zum Beispiel „Händlerrabatt“. Im PDF steht sie ausschließlich in einer eigenen Abzugszeile unterhalb der Position. Dort werden Bezeichnung, Prozentsatz und negativer Rabattbetrag ausgewiesen; die Währung EUR steht bereits in der Spaltenüberschrift. In der E-Rechnung erscheint die Bezeichnung als Nachlassgrund.
16. Der Einleitungstext ist mit „Wir erlauben uns, Ihnen folgende Leistungen in Rechnung zu stellen:“ vorbelegt und kann in den Firmen- und Rechnungsangaben oder im einzelnen Entwurf vollständig überschrieben werden. Im PDF erscheint nur der jeweils gewählte Text oberhalb der Positionstabelle. Der Schlusstext erscheint unterhalb der Zahlungsangaben.
17. Vertragsnummer und Telefonnummer des Bearbeiters werden im Informationsblock des PDFs ausgegeben. Die Telefonnummer stammt aus dem Benutzerprofil des angemeldeten Bearbeiters.
18. Bei bereits über Amazon oder einen anderen Marktplatz bezahlten Rechnungen den passenden Zahlungsweg wählen; Zahlungsziel und GiroCode entfallen dann.
19. Entwurf speichern, bevor Vorschau oder Prüfung geöffnet werden.

Weitere Dokumentation

Die vollständige Word- und PDF-Bedienungsanleitung liegt im Installations- beziehungsweise Updatepaket im Ordner Dokumentation.

Bei einer Supportanfrage bitte Programmversion, Zeitpunkt und genaue Meldung nennen. Keine Passwörter, privaten Schlüssel, PIN, TAN oder vollständigen Rechnungsdaten ungeschützt übermitteln.